NEW WORLD COMPANY S.A.S

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

I. Objetivo de la política.

Esta Política de Privacidad explica la manera en que NEW WORLD COMPANY S.A.S. (en adelante “NEWO”), sociedad identificada con NIT 901.037.954-1, actuando en su calidad de Responsable de información personal, lleva a cabo el tratamiento de datos personales de Clientes, Usuarios, empleados, proveedores, aliados, y terceros.

NEWO garantiza la protección de los datos personales de los titulares, así como sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información que se conserva en nuestras Bases de Datos.

La presente Política aplica para toda la información de los Titulares que sean recolectados en el Espacio Newo, en la NEWO APP y en el Sitio Web.

NEWO es un servicio que se ubica en Colombia, y está dirigido a usuarios domiciliados en Colombia. Si usted accede al Sitio desde cualquier otro lugar con leyes y regulaciones de recolección y manejo de datos personales diferentes a la Ley Colombiana, es importante que tenga en cuenta que la información que recolectamos es transferida a Colombia, y en el caso de aceptar las presentes Políticas de tratamiento de datos, usted está aceptando que su información sea tratada de acuerdo a las Leyes colombianas.

II. Alcance

El objetivo de este documento es informar al Titular sobre la manera en que serán tratados los datos personales del Titular si lo ha entregado a NEWO, o si en un futuro lo hace.

Esta Política será aplicable a todas las Bases de Datos, y respecto de todos los datos personales tratados por NEWO como Responsable conforme a la ley 1581 de 2021, y demás normas reglamentarias que la adicionen, modifique, complemente o reglamente.

III. Definiciones

Para mayor entendimiento, se utilizarán las siguientes definiciones, de acuerdo a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias que regulan la materia:

Autorización:: Consentimiento previo, expreso e informado que da el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales del Titular.
Aviso de privacidad:: Comunicación verbal o escrita por medio de la cual NEWO como Responsable te informa como Titular acerca de la existencia de esta Política de Tratamiento de datos personales, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento a los datos personales del Titular. Este aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de no poder entregar por otro medio la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Base de Datos:: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
Datos personales:: Información que puede relacionarse con una o más personas naturales
Datos privados:: Aquel dato que es solo relevante para el Titular.
Datos Semiprivados:: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Datos Públicos:: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidos a reserva alguna, por lo cual pueden ser adquiridos por cualquier persona sin necesidad de autorización para el efecto.
Datos Sensible:: Aquellos que afectan la intimidad del Titular, que puedan generar discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a su salud, vida sexual, y sus datos biométricos.
Encargado del Tratamiento:: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento:: base de datos y/o el Tratamiento de los datos, como lo es NEWO.
Titular:: Cualquier persona que ingrese los datos personales en NEWO.
Tratamiento de Datos:: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia:: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGPD)/ (GDPR en Inglés) General Data Protection Regulation:: es la normativa que regula la protección de los datos de los ciudadanos que vivan en la Unión Europea.

IV. Tratamiento de información.

Los Datos Personales recopilados por NEWO se utilizan de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, en la legislación vigente en la materia, y en lo que a continuación explicamos.

La Política será aplicable respecto de los datos personales que el Usuario, empleado, proveedor, invitado, accionista o cualquier tercero entregue como Titular por cualquier medio (físico, verbal, página web, aplicación u otros medios que sean determinados por NEWO en un futuro), así como para aquellos que NEWO logre conseguir por cualquier medio lícito.

Al realizar nuestras actividades podremos realizar el Tratamiento de Datos Públicos sin solicitar su previa autorización, siempre que estos sean recopilados de registros público, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, gacetas u otros documentos con dicho carácter, siempre garantizado el cumplimiento de los principios de la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Recibimos Datos Personales por su parte al ser un Usuario de NEWO, ser un empleado de nuestra compañía, nuestro proveedor, invitado de un Usuario, accionista, o por cualquier otra razón legítima, o de parte de sus representantes debidamente facultados, a través de cualquiera de nuestros medios de contacto (correo electrónico, whatsapp, líneas telefónicas, página web, NEWOAPP o cualquier otro medio que podamos utilizar en un futuro según nuestra relación contigo), sobre los que realizamos un Tratamiento, siempre en atención al cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, así como las finalidades que se incluyeron en cada autorización que el Titular otorga para el efecto.

Para el conocimiento del Titular, normalmente no realizamos Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, si lo llegamos a necesitar, contaremos con las autorizaciones correspondientes, habiéndose informado previamente como Titular: i) que no estás obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; ii) que es facultativo responder a preguntas que se relacionen con sus datos sensibles; iii) cuáles son los datos sensibles que trataremos; y iv) el tratamiento y las finalidades del mismo.

En cuanto a los datos de menores de edad, al tratarlos atenderemos a las normas vigentes y ponemos en marcha todas las garantías para que los menores de edad no se vean vulnerados en su derecho a la libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.

De esta forma, al tratar información sobre menores de edad, su entrega se hará por parte del representante legal o acudiente de dicho menor de edad de manera siempre facultativa, reservándonos la posibilidad de compartir dicha información en caso de que puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

En adición a esto, mientras operamos nuestras actividades, podremos apoyarnos en terceros que nos colaborarán con nuestro negocio, y por esto, podrán recolectar y realizar el tratamiento de la información del Titular personal que haya sido entregada con autorización del Titular previa y acorde a la ley. Sin embargo, en caso de que esos terceros incumplan las obligaciones legales o de otro tipo que tengan en relación con el tratamiento de datos personales, NEWO no tendrá responsabilidad, ya que actuamos como un tercero de buena fe, confiando en que esos terceros cuentan con las capacidades y/o autorizaciones necesarias para tratar la información, esto en caso de que estos terceros recopilen directamente la información del Titular, de acuerdo a las finalidades para las que el Titular la entregó.

Finalmente, si la información que el Titular entrega a NEWO incluye información personal de terceros, debe haber conseguido previamente las debidas autorizaciones por los Titulares de la misma. En dicho caso, el Titular es el responsable de contar con todas las autorizaciones para su Tratamiento y mantendrá sin daño o perjuicio alguno a NEWO por cualquier reclamación o responsabilidad por el uso que se le dé a los datos de acuerdo a las finalidades para las cuales entrega esa información a NEWO.

V. Reglamento General de Protección de Datos Personales (“GDPR”)

NEWO es el responsable del tratamiento a los efectos del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 ("GDPR"); y la "información personal" tal y como se utiliza en esta Política de tratamiento de datos personales, según se define en el Artículo 4(1) del GDPR.

Si el Usuario, Proveedor, Empleado o cualquier Titular que se encuentra en la Unión Europea decide entregarnos datos personales, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGPD)/ (GDPR en Inglés) General Data Protection Regulation (en adelante “RGPD”), NEWO implementa su recolección y tratamiento de datos, de conformidad con la normatividad legal vigente, por lo cual NEWO adecua y posee lo siguiente:

Cuenta con un protocolo de seguridad establecido e implementado por todo el equipo de trabajo, el cual está capacitado con todas las normas de seguridad sobre los datos personales que se recolectan y almacenan en NEWO, para un uso apropiado de esta información.
Utiliza para el manejo de la información, herramientas e integraciones con que cumplen con el reglamento RGPD/GDPR con fines específicos sin derecho a ser compartidos o usados con un propósito distinto al que autorizó inicialmente el titular.
Cumple con los principios generales del RGPD/GDPR en cuanto a calidad de los datos, consentimiento y derecho de información; y les ofrece a todos los titulares de los datos, los derechos de acceso, rectificación, portabilidad de los datos, restricción, supresión y oposición.
Cumple con los criterios generales de licitud, lealtad y transparencia del tratamiento de datos. Los fines están determinados, explícitos y son legítimos.
Aplica la minimización de datos, al recolectar sólo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Garantiza la exactitud y actualización de estos y los conserva sólo por el tiempo necesario para los fines del tratamiento.
Adecua las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado.

VI. Finalidades del Tratamiento.

Los datos personales que trata NEWO se utilizan principalmente para la prestación de servicio de espacio compartido denominado NEWO, lo que conlleva el uso del Sitio Web, NEWO App y de la participación de eventos realizados en los espacios NEWO.

Cuando recolectamos los datos, y de manera previa a que estos sean entregados, se le informará al Titular las finalidades del Tratamiento, las cuales tienen en cuenta los procesos o áreas encargadas de realizar dicho Tratamiento. Estas finalidades se encuentran enmarcadas dentro de las siguientes:

Usuarios e invitados

A. Desarrollo de nuevas funcionalidades o herramientas de la NEWOAPP.
B. Suscripción a los servicios y eventos realizados en los Espacios NEWO.
C. Ingreso a los Espacios NEWO.
D. Directorio de la NEWOAPP como herramienta de consulta de contacto de otros Usuarios.
E. Pago de servicios y productos de NEWO.
F. Consultar y verificar la información entregada por el Titular como Usuario ante las centrales de riesgo, fuentes privadas y públicas, y listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, que se consideren pertinentes para comprobar la legalidad del Usuario y el cumplimiento con sus obligaciones. La presente finalidad se extiende al reporte por parte de NEWO del Usuario que incumpla con sus obligaciones contraídas.
G. Gestión y mantenimiento de bases de datos de la compañía.
H. Ejecutar y/o dar cumplimiento a las obligaciones que existan por un contrato con el Titular.
I. Atender y dar trámite a peticiones, quejas y reclamos formulados como Titular de la información.
J. Atender requerimientos de autoridades judiciales y/o administrativas.
K. Compartir información personal con terceros como filiales o aliados comerciales o estratégicos, quienes actúan como Encargados del Tratamiento, para realizar las mismas actividades que informamos anteriormente, o sobre otro tratamiento en específico.
L. Generar estadísticas y/o controles de datos históricos.
M. Almacenamiento y/o archivo para fines de gestión e históricos, tanto físico como digital, de la información y documentación que se haya conseguido durante los distintos procesos de NEWO y la prestación de sus servicios.
N. Mantener contacto con el Titular a través de correo físico o electrónico, mensajes de texto, mensajería instantánea, telefónicamente, o a través de cualquier otro medio de comunicación por conocer, para dar cumplimiento a las diferentes finalidades previstas en la presente política o la atención de procesos propios de la actividad comercial.
O. En ningún caso recopilaremos o entregaremos la información del Titular a terceros, diferente a los que puedan ser Encargados del tratamiento, a menos que sea necesario para el adecuado cumplimiento a nuestras obligaciones establecidas en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia, en los casos que sea necesario en virtud de una solicitud u orden de autoridad competente, ya sea dentro de Colombia o el exterior.
P. Podremos llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales en nuestros propios servidores o en aquellos que provea un tercero y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se buscará contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán cuplir esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento de esta Política de Tratamiento de datos personales.

Recursos Humanos:

A. Ingreso a los Espacios NEWO.
B. Recopilar, tratar y almacenar información pública, privada y sensible en algunos casos (imágenes o datos biométricos) que sea entregada con la hoja de vida del aspirante, con el fin de llevar a cabo el proceso de selección al que aplica, autorizando la presentación de pruebas de conocimiento o psicotécnicas de ser necesario, y verificación de la información entregada, ya sea de antecedentes, estudios, referencias laborales y personales, tanto con fuentes públicas como privadas.
C. Administrar y compartir la información que sea entregada por el aspirante o el trabajador a través de su hoja de vida o de los documentos parte del proceso de contratación para ser conservada por NEWO y ser compartida terceros y proveedores o contratistas, aún después de terminada su relación laboral, con el fin de permitirle a NEWO un adecuado conocimiento de quienes son sus funcionarios y administrar adecuadamente su nómina de acuerdo con su conveniencia.
D. Registro y gestión de todas las actividades relacionadas al manejo de la relación laboral como empleado de NEWO.
E. Atender y dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos que presenten como empleado de NEWO.
F. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera, si fuere el caso, y las órdenes judiciales, administrativas o de entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
G. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular de esos datos, esto es, el trabajador, con NEWO.
H. Fines estadísticos o históricos.
I. Cuando NEWO contrate con un tercero para que este lleve a cabo procesos de selección, en dicho contrato se establecerá que los datos que sean recolectados en dicho proceso, deberán ser tratados dando cumplimiento a lo establecido en la presente Política de Protección de Datos Personales. Los datos que sean entregados a NEWO en razón de un proceso de selección no serán usados para fines distintos a los encaminados a seleccionar a una persona para que se vincule a la misma, y cualquier uso distinto se encuentra totalmente prohibido. La recolección de datos sensibles durante este proceso, se hará con previa autorización expresa del Titular de los mismos, para lo cual se le deberá informar antes de comenzar con el proceso, cuáles datos son considerados como Datos Sensibles, de conformidad con la definición que trae la Ley y la presente Política, cuál es la finalidad que se busca con los mismos y cuál será su tratamiento.
J. NEWO almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados que se vinculen a ella, previa autorización de los mismos, la cual constará en el contrato de aprendizaje o de trabajo correspondiente y el cual remite a esta política, la cual de igual forma estará disponible en la página web de NEWO, en una carpeta, tanto física como electrónica, identificada con el nombre de cada uno de ellos. El acceso a estas carpetas solo se encuentra autorizado para las personas que trabajan en el área de Gestión Humana y el área Administrativa de NEWO, con la única finalidad de administrar la relación contractual entre NEWO y el empleado. El uso de esta información para fines diferentes a los establecidos dentro del respectivo contrato de aprendizaje o trabajo y las autorizaciones firmadas por los empleados, se encuentra prohibido, y solo será admisible en los casos que medie una orden de autoridad competente, sea judicial o administrativa, entre otras, siempre y cuando se encuentre facultada para solicitarla.

Proveedores.

A. Registro y gestión de todas las actividades relativas al manejo de la relación comercial y/o contractual con el proveedor de NEWO.
B. Registrar a un proveedor en nuestras bases de datos físicas o digitales, y realizar todos los trámites relacionados con su contratación.
C. Consultar y verificar la información entregada por el titular como proveedor ante las centrales de riesgo, fuentes privadas y públicas, incluyendo la reportada en planillas de seguridad social y demás listas que se consideren pertinentes para comprobar la experiencia y cumplimiento de sus obligaciones como posible proveedor.

Accionistas

Los datos e información personal de las personas naturaleza que llegaren a tener la condición de accionistas de NEW WORLD COMPANY S.A.S., serán tenidos como información reservada, pues dicha información se encuentra registrada en los libros de comercio y tienen la condición de reservada por disposición de la Ley. Sin embargo, esta información podrá ser revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o por orden de autoridad competente. Para acceder a esta información se deberá proceder de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, la Ley 1258 del 2008 y demás normas que regulen dicha materia. La finalidad que tiene NEW WORLD COMPANY S.A.S. con el manejo de la información personal de los accionistas es la siguiente:

A. Permitir el ejercicio de los derechos y deberes que se derivan de la calidad de accionista;
B. Envío de invitaciones, convocatoria a eventos y reuniones programados por NEW WORLD COMPANY S.A.S.
C. Emisión de certificados relativos a la relación del titular del dato con NEWO;
D. Las demás que autorice el Titular- Accionista. Los Datos de los accionistas serán recolectados y almacenados con la reserva antes mencionada, a través de autorización expresa de sus titulares, la cual estará contenida en documento escrito y firmado por parte de cada accionista y la cual hace referencia a la presente política, la cual de igual forma podrá ser consultada en la página web de LA COMPAÑÍA.

Área de Mercadeo

A. Estrategias de segmentación efectiva para la gestión y fidelización de sus clientes.

VII. Consulta en las centrales de riesgo

El Titular con la aceptación de la presente política de tratamiento de datos autoriza a NEWO o a quién éste designe, para incorporar, reportar, procesar, consultar y obtener en cualquier momento información en las centrales de riesgo sobre el comportamiento crediticio de el Titular, así como el cumplimiento de sus compromisos. De la misma manera, Titular autoriza a NEWO o a quien éste designe, para consultar y obtener en cualquier momento información proveniente de las redes de pago con tarjeta crédito o débito, así como, cualquier otro medio de pago.

Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo

El Titular de la información con la aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos, actuando de forma libre y voluntaria, autoriza de manera permanente expresa e irrevocable a NEW WORLD COMPANY S.A.S. o a quien represente sus derechos para:

a. Consultar y reportar ante operadores de información el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios; esta autorización comprende la información presente, pasada y futura referente al manejo, estado, cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones crediticias, sus deberes legales de contenido patrimonial, contratos y servicios con los sectores real, financiero y cualquier otro sector.
b. Consultar la información que repose en Departamentos Administrativos, DIAN, Fiscalía, entre otros, ya sea nacional, internacional o extranjera; para darle tratamiento en los términos expresados en la Política de tratamiento de datos personales para finalidades de gestión de riesgo.
c. Emitir a través de cualquiera de los canales aquí descritos, cualquier comunicación incluido el aviso previo al reporte a Centrales de Riesgo, sin que por tal motivo pueda alegar falta de notificación.
d. Adelantar el control y prevención de fraudes, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

VIII. Obligaciones de NEWO como Responsable del tratamiento.

NEWO, al ser Responsable de los datos personales de los Titulares, cumple con las siguientes obligaciones, en adición a las que la ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios pueda atribuirnos:

1. Garantizar siempre al Titular, la posibilidad de ejercer su derecho al hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización que haya entregado el Titular para tratar los datos personales del Titular, en caso de ser necesario.
3. Informar sobre la finalidad del Tratamiento y sus derechos sobre los datos que comparte el Titular con NEWO con su autorización.
4. Conservar la información del Titular bajo condiciones de seguridad que impidan su falsificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o engañoso por terceros.
5. Garantizar que la información que entreguemos a un Encargado sea real, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información del Titular, comunicando en el debido tiempo al Encargado, todas las novedades sobre los datos que hayas suministrado y realizar todo lo necesario para que la información del Titular se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado del Tratamiento.
8. Exigir del Encargado condiciones adecuadas de seguridad y privacidad de la información del Titular en todo momento.
9. Tramitar las consultas del Titular y reclamos que tengas en los términos de ley.
10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos que puedas presentar.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos cuando se presenten incidentes de seguridad sobre la información del Titular y existan riesgos en la administración de la información del Titular.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que ordene la Superintendencia de Industria y Comercio.

IX. Derecho de los titulares de la información.

El Titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales del Titular frente a NEWO. Podrá ejercer este derecho, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos sobre los que esté prohibido su tratamiento o no lo hayas autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a NEWO, salvo en los casos que esto no sea exigido por la ley para el Tratamiento.
3. Haber recibido previamente de nosotros información del uso que se está dando a los datos personales del Titular.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplir las normas relativas a protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de los datos del Titular cuando en el Tratamiento no se respeten las normas vigentes. Para retirar la autorización y/o solicitar que se eliminen los datos, esto sólo será posible si y sólo sí el Titular no tiene una relación comercial o jurídica con nosotros, o si la Superintendencia de Industria y Comercio determina que NEWO. La revocatoria y/o supresión procederá cuando no exista relación contractual y no se haya respetado lo establecido por la ley para el tratamiento de los datos personales del Titular.
6. Solicitar de forma gratuita acceso a los datos personales del Titular, al menos una vez al mes.

X. Respecto de las autorizaciones y el consentimiento para el Tratamiento.

NEWO hace Tratamiento de los datos personales del Titular habiendo obtenido de forma previa su autorización libre, expresa e informada.

Las autorizaciones otorgadas por el Titular pueden encontrarse en documentos físicos o electrónicos, en grabaciones de voz, mensajes de datos, o en cualquier otro formato que permita su consulta posterior, de forma que se permita concluir que hemos obtenido adecuadamente el consentimiento del Titular. sus autorizaciones serán conservadas para posteriores consultas por parte del Titular.

XI. Transferencia de información con terceros.

NEWO, podrá llevar a cabo la transferencia de datos personales suministrados por los Titulares, los cuales se almacenarán en sus bases de datos o en las de un tercero a las que NEWO confíe y transfiera la información. En consecuencia, los Titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir, a nivel nacional o internacional, los datos personales.

Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con NEWO. Para la transferencia internacional de datos personales de los Titulares, NEWO tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con NEWO y solamente mientras estos duren y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Este documento cubre todas las entregas, transferencias o traspasos de información y/o datos de confidencialidad media o alta tanto en el interior de la organización como con el entorno de Titulares, proveedores, aliados, bases de datos externas, redes sociales y público general.

Los intercambios de información pueden ocurrir a través del uso de diversos tipos de comunicación, sea verbal, conversaciones presenciales o telefónicas, visual, en videos, o escrita, en papel o medios digitales. Implica la obtención, transferencia, procesamiento, almacenamiento y borrado de la información suministrada por los Titulares.

NEWO, se compromete con los Titulares a realizar todas las acciones necesarias para garantizar que tanto los proveedores de servicios, aliados como los procesadores que trabajan en nombre de la sociedad y demás terceros autorizados conforme a la presente Política de Tratamiento de datos, proteja, en todos los eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo.

NEWO, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

(a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
(b) para cumplir con procesos jurídicos;
(c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
(d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
(e) para proteger nuestras operaciones;
(f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
(g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

XII. Transmisiones nacionales o internacionales de datos personales

NEWO podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

A. Cuando cuente con autorización del Titular.
B. Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos o el documento que haga sus veces.

XIII. Cookies y almacenamiento de información local

NEWO puede usar tecnologías como "cookies" (o tecnologías similares), que almacena cierta información en el computador ("Almacenamiento Local") y que permite la activación automática de ciertas características y el mejor uso del servicio.

Las cookies no incluyen ninguna información sobre el Usuario, excepto la contraseña de sesión, la cual se elimina al finalizar la sesión en el Sitio Web (generalmente después de 24 horas). La mayoría de los navegadores permiten borrar las cookies de su disco duro, aceptación de bloqueo de cookies, o recibir una advertencia antes de que se almacene una cookie. Para borrar o desactivar la opción de Almacenamiento Local el Usuario debe utilizar la opción de configuración según las instrucciones específicas proporcionadas por el proveedor de tecnología. Sin embargo, si el Usuario bloquea o borra las cookies, la experiencia del Usuario en línea puede ser limitada.

NEWO utiliza ciertas cookies de terceros cada vez que el Usuario visita alguno de los sitios web de NEWO o cuando visita otros sitios web que utilizan cookies similares sin alterar el servicio de NEWO. Los cookies de terceros se almacenan solamente como información no personal, como el historial de las páginas web visitadas, la duración de su navegación, etc.

XIV. Medidas de Seguridad

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta política, NEWO adoptará medidas de seguridad física, lógicas y administrativas.

NEWO adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias y que se encuentren a su alcance para mantener la seguridad de la información de los Titulares y procura evitar su pérdida, adulteración, acceso o consulta de terceros no autorizados a la Plataforma interna donde se almacenan, a través de mecanismos aceptables en la Industria sin embargo ningún método de transmisión por Internet, o método de almacenamiento electrónico, es 100% seguro y los cuando los Titulares de la información ingresan sus datos personales aceptan y entienden esta situación por lo tanto, NEWO no garantiza que nunca se produzcan accesos no autorizados.

NEWO tiene el deber de notificar si existe una brecha de seguridad en la información a los Titulares dentro de las 72 horas a la misma.

Todos los empleados y terceros han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

XV. Atención de peticiones, quejas y reclamos.

A través del área Legal atenderemos todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos de los Titulares, relacionadas con los derechos que la ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias te concede para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales del Titular.

Las consultas del Titular serán atendidas en máximo diez (10) días hábiles contados a partir de que la recibamos. Cuando no fuera posible atender la consulta en ese término, informaremos la razón para la demora e indicaremos la fecha en la que atenderemos la consulta, fecha que no será mayos a cinco días hábiles adicionales a la fecha de vencimiento que te habíamos indicado inicialmente.

Cuando el Titular o sus herederos consideren que la información sobre la que realizamos Tratamiento debe ser corregida, actualizada o eliminada, o evidencian que estamos incumpliendo alguno de los deberes de la ley de protección de datos personales, el Titular o interesado podrá presentar un reclamo ante nosotros o ante los Encargados del tratamiento de sus datos.

Este reclamo que se formula ante NEWO como Responsable u otro Encargado del Tratamiento, debe incluir la identificación del Titular, describir los hechos de la reclamación, la dirección de notificación, y acompañarse de los documentos que sean necesarios para el reclamo. Si este reclamo se encuentra incompleto, informaremos por parte del Titular o interesado dicho hecho dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a recibir el reclamo para que el Titular o interesado pueda asistir a la recepción del reclamo para que complemente el mismo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite", en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Si desde que solicitamos la complementación de la información del reclamo pasan dos (2) meses sin una respuesta, entenderemos que se ha desistido del reclamo.

Así mismo, si no somos competentes para atenderlo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes informaremos a quien tenga la competencia para atenderlo.

En todo caso, el reclamo será atendido en máximo quince (15) días hábiles desde que sea recibido de manera completa. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, informaremos los motivos de la demora, y la fecha en que será atendido el mismo, sin que el tiempo de su atención supere ocho (8) días hábiles siguientes a la primera fecha que fue informado.

Es importante tener en cuenta que mientras el Titular tenga una relación comercial y/o contractual con nosotros, o sea necesario conservar la información del Titular para dar cumplimiento a nuestro objeto social, esta se conservará y no podrá solicitar que sea eliminada de nuestras bases de datos.

Si la solicitud de eliminación se hace después de terminada la relación legal y/o contractual con NEWO, y si ya no es necesario por nosotros conservar la información del Titular para cumplir alguna de nuestras obligaciones legales, eliminaremos sus datos de nuestras bases de datos, significando esto que no se podrá tener acceso a dicha información para nuestra operación. Sin embargo, la información del Titular podrá continuar utilizándose para fines estadísticos, históricos o en atención a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

Si la solicitud que el Titular o sus herederos realicen está relacionada con la autorización para el Tratamiento que se realizaremos nuestro mejor esfuerzo por atender la solicitud de manera adecuada, y en caso de no hacerlo, haremos traslado a los terceros que actúen como Encargados de obtener la información del Titular, caso en el cual no nos haremos responsables por el contenido de la respuesta que se dé a dicha solicitud por ese tercero. Tenemos habilitado para los Titulares los siguientes medios de contacto para que envíe sus peticiones, quejas y/o reclamos relacionados con los datos personales del Titular:

Dirección:: Cra 43A 18 Sur 174 Mall La Frontera/Local 201
Teléfono:: +57(300)3108253
Correo Electrónico:: billing@newo.co

XVI. Ley y jurisdicción aplicable.

Esta Política de tratamiento de datos personales tiene como base lo indicado en la Constitución Política de Colombia, así como en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias que la modifiquen, adicionen o complementen.

XVII. Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del [día][mes] de 2023. La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Sin embargo, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y hasta por 5 años contados a partir de la última interacción del Titular con NEWO si se trata de datos personales de clientes, salvo que el Titular solicite su eliminación antes de cumplirse ese lapso de tiempo. Los datos personales de proveedores, empleados y accionistas se almacenarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y posteriormente mientras no se solicite la eliminación por el interesado, siempre y cuando exista una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes.

Esta Política podrá ser modificada de manera unilateral por parte de NEW WORLD COMPANY S.A.S. en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario o cuando sea necesario por la modificación de las condiciones de tratamiento y recolección. En dicha eventualidad se informará y publicará, para que los titulares de la información se manifiesten y ejerzan sus derechos, si estos no se manifiestan en un plazo de cinco (5) días hábiles siguientes, se entenderá aceptados. Sin embargo, tal como lo establece la ley, cuando dicha reforma afecte aspectos sustanciales se obtendrá nueva autorización del Titular de la información. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de los datos personales, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la Sociedad el retiro de su información a través de los medios indicados previamente en esta política. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de dicha información mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad u obedezca a una obligación de carácter legal.